Dokumente auslesen, statt sie abzutippen.

• Der Faxkorb wird morgens abgearbeitet, indem jemand jedes Blatt einzeln abtippt.
• Was draußen beim Kunden aufgenommen wird, tippt drinnen noch einmal jemand ein.
• Auf einem Schreibtisch liegt ein Stapel, der darauf wartet, dass jemand Zeit hat.
• Dieselbe Zahl steht zweimal im Haus, einmal auf Papier, einmal im System, und ab und zu unterschiedlich.
• Wer ein bestimmtes Blatt sucht, geht zum Ordner und nicht an den Rechner.
• Für den Monatsbericht sammelt jemand Zahlen aus mehreren Oberflächen von Hand in eine Tabelle.
• Fällt die Person aus, die das Abtippen macht, bleibt der Eingang liegen.

Es kommt herein, egal auf welchem Weg

Verordnungen und Rezepte kommen als Scan, Foto oder Fax. Unsere Software liest sie und macht daraus strukturierte Daten. Auch Handschrift, auch Stempel, auch schiefe Scans. Fax ist dabei kein Relikt, sondern ein Kanal, über den weiter Arbeit hereinkommt. Auch Anrufe landen automatisch im selben Eingang, ohne dass jemand mitschreibt.

Gebaut und im Einsatz Die Strecke für Verordnungen und Rezepte: Vorher las jemand jedes Blatt und übertrug es in eine Maske. Heute prüft er den vorausgefüllten Vorgang und gibt ihn frei.

Es ist gelesen, bevor jemand es öffnet

Das Auslesen passiert nicht erst, wenn jemand das Dokument anklickt, sondern vorher. Wer den Eingang öffnet, sieht den fertig vorbereiteten Vorgang, nicht eine Sanduhr. Gelesen wird in mehreren Durchgängen: erst der Text, dann das Seitenbild, daraus werden die einzelnen Felder gefüllt. Deshalb funktioniert es auch dort, wo eine reine Texterkennung aussteigt, bei Stempeln, bei Handschrift, bei einem Fax, das schon dreimal kopiert wurde.

Was das heißt Statt eines Textklumpens stehen benannte Felder da: wer, wann, welche Nummer, welche ausstellende Stelle, worum es geht. Der komplette Dokumenttext wird zusätzlich mitgespeichert.

Der Mensch prüft, statt zu tippen

Zu jedem Feld weiß das System, wie sicher es sich ist. Was sicher erkannt wurde, steht drin. Was unsicher ist, wird angezeigt und will bestätigt werden. Damit verschiebt sich die Arbeit von „alles abschreiben" zu „das eine unsichere Feld anschauen", und die Verantwortung bleibt, wo sie hingehört: bei einem Menschen, der das Blatt vor sich hat.

Die Grenze, ehrlich Verwertbar ist nur, was erkannt wurde. Handschrift und schlechte Faxqualität können verlesen werden. Genau deshalb gibt es die Bestätigung, und keine Trefferquote, die wir dir vorrechnen.

Aus dem Blatt wird ein Vorgang

Das Auslesen ist nur der Anfang. Aus dem gelesenen Dokument wird ein Vorgang mit Status und zuständigem Menschen, unabhängig davon, wie er hereingekommen ist. Dahinter arbeiten rund 60 kleine Automaten, von denen jeder genau einen Handgriff übernimmt, den vorher ein Mensch gemacht hat. Eine Anbindung an Messenger ist gebaut, die Freigabe steht noch aus. Kein Abtippen mehr, kein vergessener Rückruf.

Aus der Praxis Bei einem Betrieb, bei dem täglich auch Papier hereinkommt, ersetzt ein gemeinsamer Eingang das Abgleichen mehrerer Postfächer und Ablagen.

Was das Abtippen heute kostet

Rechne es einmal für dich aus, bevor du über Software nachdenkst. Eine Person, die täglich eine halbe Stunde Belege abtippt, kostet das rund 11 Stunden im Monat, rund 16 volle Arbeitstage im Jahr, für diesen einen Handgriff. Zwei Personen, die täglich je 45 Minuten übertragen: rund 32 Stunden im Monat, rund 49 volle Arbeitstage im Jahr. Reine Rechenaufgabe, keine Prognose, aber die Größenordnung überrascht fast jeden.

Was wir für andere Papierarten bauen

Belegt geliefert haben wir die Strecke für Verordnungen und Rezepte. Dasselbe Prinzip bauen wir für Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Formulare, bis zur Anbindung an deine Buchhaltung und deine Branchensoftware. Das ist ein Angebot, keine fertige Schublade: welches Blatt bei dir hereinkommt, sehen wir uns vorher an.

• Bei dir kommen ein paar Blatt im Monat herein. Dann ist Abtippen billiger als jedes System. Wir sagen dir das im Erstgespräch, statt dir etwas zu bauen.
• Du suchst eine Lösung von der Stange. Wenn dein Ablauf dem entspricht, was Standardsoftware ohnehin kann, ist die schneller und billiger. Wir bauen erst, wenn der Ablauf eigen genug ist, dass die Stange drückt.
• Du willst, dass am Ende niemand mehr hinschaut. Automatisch verbuchen oder verschicken ohne Freigabepunkt bauen wir nicht. Wo etwas rausgeht, prüft ein Mensch.
• Du willst ein Einzelstück, das nach der Übergabe niemand mehr anfasst. Systeme sind nie fertig. Wenn niemand sie betreibt, sind wir dafür zu teuer.

Liest das auch Handschrift und schlechte Faxe?

Ja, dafür ist es gebaut: Handschrift, Stempel, schiefe Scans, mehrfach kopierte Faxe. Aber verwertbar ist nur, was erkannt wurde. Handschrift und schlechte Faxqualität können verlesen werden. Deshalb bekommst du zu jedem Feld eine Sicherheitsangabe und bestätigst, was unsicher ist. Eine Trefferquote nennen wir dir nicht, weil wir keine gemessen haben, die wir belegen könnten.

Müssen wir dafür unsere Software wechseln?

Nein. Euer bestehendes System bleibt, wie es ist. Wir ersetzen es nicht. Das neue System setzt sich davor: dort wird erfasst, zugeteilt und weitergegeben, und was ihr heute schon nutzt, bleibt führend. Kein Migrationsprojekt, kein Umlernen für das Team, kein Stillstand während der Umstellung.

Entscheidet dann eine Maschine, was passiert?

Nein. Das System schlägt vor, entschieden wird von Menschen. Wo mehrere Möglichkeiten in Frage kommen, bekommst du eine Vorschlagsliste. Ausgewählt wird nicht automatisch. Und wo etwas rausgeht, gibt es einen Freigabepunkt davor. Prüfen und freigeben bleibt bei euch, das Zusammensuchen und Abtippen nicht.

Ab wie vielen Blatt am Tag lohnt sich das?

Nicht die Zahl der Blätter entscheidet, sondern die Zeit, die daran hängt. Rechne die Minuten, die eine Person pro Tag mit Übertragen verbringt, mal der Zahl der Personen. Eine halbe Stunde täglich sind rund 16 volle Arbeitstage im Jahr. Liegt ihr deutlich darunter, raten wir ab.

Findet man später ein Wort aus dem Dokument wieder?

Der komplette Dokumenttext wird mitgespeichert, die Suche läuft heute aber über die Kopfdaten und nicht über den ganzen Text. Eine Suche über den Dokumentinhalt bauen wir dir, wenn du sie brauchst. Versprechen als fertige Funktion tun wir sie nicht.

Was ist mit unseren Daten?

Betrieb in einem deutschen Rechenzentrum, die Software in unserer Hand. In der Software, die Kundendaten verarbeitet, läuft ausschließlich ein europäisches KI-Modell, mit abgeschaltetem Protokoll bei jeder einzelnen Anfrage, damit dort nichts liegen bleibt. Für unsere eigene interne Arbeit nutzen wir auch andere Anbieter. Wer was verarbeitet, legen wir offen, und schreiben es hin, statt es zu versprechen.

Eine halbe Stunde, in der wir uns euren Ablauf ansehen und ehrlich sagen, ob sich ein eigenes System lohnt, oder ob Standardsoftware das günstiger löst. Bring ein Blatt mit, das bei euch typischerweise hereinkommt.

mail@kreativfabrik.gmbh