Rechne aus, was die Handarbeit kostet.

• Du willst etwas automatisieren und wirst als Erstes gefragt, was es denn bringt.
• Ihr sagt euch seit Monaten „das müsste man mal automatisieren", und es bleibt bei „mal".
• Alle wissen, dass eine bestimmte Aufgabe nervt, aber niemand weiß, wie oft sie am Tag vorkommt.
• Jemand tippt bei euch Angaben ab, die woanders längst digital vorliegen.
• Ein Angebot für eine Automatisierung liegt auf dem Tisch, und du kannst es gegen nichts rechnen.
• Du hast eine Zahl im Kopf, willst sie aber in einer Sitzung nicht verteidigen müssen.

Wenn du bei einer Angabe ins Stocken kommst, steht im nächsten Abschnitt, wie du sie ehrlich schätzt. Besonders beim Stundensatz: der wird schnell zu niedrig angesetzt.

Nimm eine Aufgabe, die einen Namen hat

Nicht „die Verwaltung" und nicht „der Papierkram". Nimm einen Vorgang, den du in einem Satz beschreiben kannst: den Lieferschein eintragen, einen Termin bestätigen, den Stundenzettel in die Tabelle übertragen. Nur so eine Aufgabe kannst du zählen, und nur so eine lässt sich später einzeln ablösen. Wer einen ganzen Bereich in den Rechner kippt, bekommt eine Zahl heraus, die niemanden überzeugt, dich eingeschlossen.

Aus unserem Haus Bei uns arbeiten rund 60 kleine Automaten. Jeder übernimmt genau einen Handgriff, keiner „die Verwaltung". Was davon läuft, steht in unserer Werkstatt.

Nimm die kleine Aufgabe, nicht die große

Die große, lästige Aufgabe drängt sich auf: der Monatsabschluss, die Inventur, der Jahresbericht. Sie kommt aber selten, und sie steckt voller Entscheidungen. Teuer sind die kleinen, unauffälligen Aufgaben, weil sie sich mehrmals am Tag wiederholen: zwei Minuten, vierzig Mal am Tag, sind achtzig Minuten, jeden Tag. Häufigkeit schlägt Dauer. Dazu kommt ein zweiter Grund: kleine Aufgaben bestehen meist aus Suchen, Tippen und Weiterreichen, und genau das kann eine Maschine übernehmen. Die große Aufgabe verlangt ein Urteil, und das bleibt bei euch.

Zähl eine Woche mit, statt aus dem Bauch zu schätzen

Aus dem Bauch geschätzt geht es in beide Richtungen daneben: wer die Aufgabe lästig findet, setzt sie zu hoch an, wer sie jeden Tag macht, oft zu niedrig. Eine Strichliste an fünf Arbeitstagen ist unangenehm ehrlich und kostet fast nichts. Striche mal Dauer, geteilt durch fünf, ergibt die Minuten pro Tag für das erste Feld.

Rüstzeit und Unterbrechung gehören dazu

Die zwei Minuten sind der reine Handgriff. Dazu kommt: das Programm öffnen, den richtigen Vorgang suchen, den Beleg finden, und hinterher zurückfinden in das, was man vorher gemacht hat. Miss von dem Moment an, in dem jemand seine eigentliche Arbeit verlässt, bis zu dem Moment, in dem er wieder darin steckt. Bei etwas, das den Tag über ständig dazwischenfunkt, kann dieser Rand größer sein als der Handgriff selbst.

Beim Auslesen von Dokumenten fällt neben dem Tippen auch das Heraussuchen davor und das Prüfen danach an. Deshalb bleibt beim Ablösen nicht null übrig.

Nimm den Vollkostensatz, nicht den Bruttolohn

Eine Arbeitsstunde kostet den Betrieb mehr, als auf der Lohnabrechnung steht. Dazu gehören die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, bezahlter Urlaub, Krankheits- und Feiertage, dazu Arbeitsplatz, Gerät und Lizenzen. Der Vollkostensatz verteilt diese Summe auf die Stunden, die am Ende tatsächlich gearbeitet werden. Einen Faktor oder einen Aufschlag nennen wir hier bewusst nicht: der ist von Betrieb zu Betrieb verschieden, und eine geliehene Zahl würde dein Ergebnis nur genauer aussehen lassen, als es ist.

Gesparte Stunden sind keine eingesparten Stellen

Der Rechner gibt Stunden aus, und Stunden lassen sich in Geld umrechnen. Eine Stelle lässt sich daraus nicht machen: die Zeit fällt in kleinen Stücken über den Tag an, verteilt auf mehrere Leute. Wer mit dieser Zahl eine Kündigung begründen will, begründet sie schlecht.

Selten fällt eine Aufgabe ganz weg

Meistens verschwindet nicht die Aufgabe, sondern das Tippen und das Suchen. Aus „heraussuchen, abtippen, weiterreichen" wird „ansehen, bestätigen". Rechne deshalb nicht mit dem vollen Betrag: schätz, wie viel vom Handgriff übrig bleibt, und zieh das ab.

Prüfen und Freigeben bleibt bei euch

Wo eine Maschine etwas vorschlägt, sieht weiter ein Mensch darauf, und wo etwas nach außen geht, steht ein Freigabepunkt davor. Das ist keine Übergangslösung, sondern der Grund, warum sich solche Systeme überhaupt verantworten lassen. Diese Minuten bleiben in eurem Alltag und gehören nicht auf die Habenseite.

Die Zahl ist brutto, und sie bleibt eine Schätzung

Oben steht, was die Handarbeit kostet, nicht, was ihr gewinnt: davon geht ab, was das Bauen und der Betrieb danach kosten. Was dabei zu bauen wäre, steht auf eigene Systeme. Umgekehrt fehlt, was es kostet, wenn bei der Handarbeit etwas danebengeht: die nachgearbeitete Rechnung, die verpasste Frist, der Anruf hinterher. Das können wir nicht schätzen, ohne es zu erfinden. Was oben steht, ist eine Größenordnung, keine Kalkulation und keine Zusage.

• Du suchst eine Zahl, die deine Entscheidung bestätigt. Der Rechner rechnet genauso das Gegenteil aus, und wir reden dir ein kleines Ergebnis nicht groß. Wenn du eine Begründung brauchst statt eines Ergebnisses, bist du hier falsch.
• Die Aufgabe kommt bei euch dreimal im Jahr vor. Dann lohnt sich keine Maschine dafür, egal wie lästig sie ist. Eine bessere Vorlage ist günstiger, oder eine Anleitung, die alle kennen: dafür gibt es unsere Workshops.
• Du brauchst eine Zahl für einen Antrag, den jemand prüft. Diese Schätzung hält keiner Wirtschaftlichkeitsprüfung stand. Sie ist ein Einstieg ins Gespräch, und als etwas anderes geben wir sie dir auch nicht.
• Bei euch steht noch nicht fest, wie die Aufgabe künftig laufen soll. Dann beziffert der Rechner den Aufwand für einen Ablauf, den ihr ohnehin ändern wollt. Erst der Ablauf, dann die Rechnung.

Welchen Stundensatz soll ich eintragen?

Trag den Vollkostensatz der Person ein, die die Aufgabe macht, nicht ihren Bruttolohn. Der Vollkostensatz enthält die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, bezahlten Urlaub, Krankheits- und Feiertage, Arbeitsplatz und Geräte, verteilt auf die Stunden, die tatsächlich gearbeitet werden. Er steht in eurer Kostenrechnung, falls ihr eine führt. Sonst kann euch die Steuerberatung dabei helfen. Hast du gar keinen, nimm den Bruttolohn und rechne damit, dass das Ergebnis zu niedrig ausfällt.

Was mache ich, wenn ich die Minuten pro Tag nicht kenne?

Wenn du nicht weißt, wie viele Minuten am Tag auf eine Aufgabe gehen, zähl eine Woche lang mit einer Strichliste mit, wie oft sie vorkommt. Das ist genauer als jede Schätzung und kostet fast nichts. Geht das nicht, rechne zweimal: einmal vorsichtig, einmal großzügig. Wenn deine Entscheidung zwischen beiden Ergebnissen dieselbe bleibt, brauchst du die genaue Zahl nicht.

Heißt eine hohe Zahl, dass wir automatisieren sollten?

Nein. Das Ergebnis des Rechners ist die Obergrenze dessen, was überhaupt zu holen ist. Davon geht ab, was von der Aufgabe übrig bleibt, meist das Prüfen und das Freigeben, dazu die Kosten für Bau und Betrieb. Erst nach diesen Abzügen steht fest, ob sich etwas lohnt.

Macht ihr uns daraus einen Preis?

Nein. Was ein System kostet, hängt an eurem Ablauf und am Aufwand, nicht an eurer Ersparnis. Wir rechnen unsere Arbeit nicht nach ersparter Zeit ab, denn dabei bekäme der Anbieter ein Interesse daran, die Ersparnis groß zu schätzen.

Was ist, wenn wenig herauskommt?

Kommt bei der Rechnung wenig heraus, sag uns das im Erstgespräch, das spart beiden Seiten Zeit. Es gibt Gründe für ein System, die nicht in Stunden stehen: Fehler, die teuer werden, Fristen, die durchrutschen, Wissen, das an einer einzigen Person hängt. Solche Gründe kann man nennen, aber nicht in diese Rechnung schmuggeln.

Rechnet ihr für euch selbst auch so?

Wir rechnen nicht für jeden Handgriff einzeln nach. Eine Aufschreibung, die wir dir zeigen könnten, gibt es dazu nicht, und deshalb behaupten wir sie auch nicht. Unsere Regel ist einfacher: Was sich mehrmals am Tag wiederholt und keine Entscheidung verlangt, bekommt einen kleinen Automaten. So sind bei uns rund 60 davon entstanden.

Eine halbe Stunde. Bring deine Zahl mit, auch eine grobe. Wir sehen uns an, welcher Teil der Aufgabe ablösbar ist und welcher bei euch bleibt, und sagen dir ehrlich, wenn sich der Aufwand nicht lohnt.

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